С 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется в электронном виде. Бумажный бланк больше не закрывает перевозку: документ создаётся, подписывается и хранится в государственной информационной системе электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Требование ввёл Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внёс поправки в Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) и в закон о транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ). Дату не переносили: Минтранс подтвердил её на совещании у президента 23 июня 2026 года.
Главная сложность не в самом переходе, а в том, что многие компании не понимают, касается ли их требование вообще. «Мы не перевозчики, у нас магазин» — самое частое и самое опасное заблуждение. Разберём по порядку.
Что такое ЭТрН и почему нельзя подключиться напрямую
Электронная транспортная накладная — это та же транспортная накладная, у которой больше нет бумажного оригинала. Документ состоит из частей, которые называются титулами, и каждый участник перевозки подписывает свою.
Подключиться к ГИС ЭПД самостоятельно нельзя ни за какие деньги. Обмен идёт только через оператора информационной системы ЭПД из реестра Минтранса: он передаёт документы в государственную систему и принимает ответы. Реестр публикует само министерство, и в нём важны два разных статуса — включение в реестр и фактическое подключение к ГИС ЭПД. По выгрузке от 7 июля 2026 года подключены одиннадцать операторов, ещё трое подключение завершали. Выбирать оператора нужно по факту подключения, а не по факту аккредитации.
Как проходит рейс
- Грузоотправитель формирует титул 1: что за груз, куда едет, кто перевозчик, какая машина и какой водитель.
- Перевозчик принимает груз и подписывает титул 2 — состояние груза при погрузке.
- Водитель в пути показывает инспектору QR-код в мобильном приложении. Сканирование подтверждает, что накладная существует и действительна.
- Грузополучатель принимает товар и подписывает титул 3, где фиксирует замечания: недостачу, бой, расхождение по количеству.
- Перевозчик закрывает перевозку титулом 4.
Титулы с 5 по 8 необязательные: стоимость перевозки, переадресация груза, передача другому перевозчику по эстафете.
Водителю отдельная квалифицированная подпись не нужна — он подписывает документ простой электронной подписью в приложении, а перевозчик закрывает его своей КЭП. Сотрудники, которые отгружают и принимают товар, работают по машиночитаемой доверенности (МЧД), выпущенной от имени компании и подписанной УКЭП руководителя.
Кому нужна ЭТрН: разбор по потокам товара
Единого ответа на всю компанию не существует. У одного и того же магазина входящая поставка и собственная доставка живут по разным правилам, поэтому проверять нужно каждый поток отдельно.
| Ваша ситуация | ЭТрН | Почему |
|---|---|---|
| Товар привозит поставщик или его перевозчик | Нужна | Вы грузополучатель, подписываете титул 3 |
| Забираете товар сами, своей машиной | Не нужна | Договора перевозки не возникает |
| Забираете сами, но нанимаете транспортную компанию | Нужна | Вы одновременно грузоотправитель и грузополучатель |
| Отгружаете через транспортную компанию | Нужна | Вы грузоотправитель, подписываете титул 1 |
| Развозите заказы юрлицам своим транспортом | Зависит | Решает договор поставки, см. ниже |
| Покупатель забирает своей машиной | Не нужна | Перевозку он не заказывал |
| Покупатель прислал наёмного перевозчика | Нужна | Накладную создаёт он, погрузку подтверждаете вы |
| Возите чужой груз за плату | Нужна | Вы перевозчик, титулы 2 и 4 |
| Доставляете заказы физлицам | Не нужна | Исключение по приказу Минтранса № 262 |
| Перемещаете товар между своими точками | Не нужна | Перевозка самому себе |
Ключевой принцип, из которого выводится вся таблица: транспортная накладная возникает там, где заключён договор перевозки. Нет договора перевозки — нет и накладной.
Три ловушки, на которых чаще всего ошибаются
«У нас магазин, мы ничего не возим»
Магазин, который просто принимает поставку, — полноценный участник перевозки. Без подписи в титуле 3 документ не закрывается, поэтому поставщик, перешедший на ЭТрН, либо не сможет завершить рейс, либо просто откажется везти товар.
При этом сценарий грузополучателя — самый лёгкий и дешёвый из всех. Не нужны ни приложение водителя, ни интеграция с транспортным учётом: достаточно подписи, доверенности на того, кто стоит на приёмке, и доступа к сервису оператора.
«Самовывоз — значит, нас не касается»
Смотря чем приехал покупатель. Если своей машиной — перевозку он не заказывал, накладной нет. Но если он прислал наёмную транспортную компанию, документ появляется: накладную создаёт покупатель, он же указывается и грузоотправителем, и грузополучателем, а продавец выступает подтверждающей стороной при погрузке. Без подписи продавца документ не закроется.
Это самая частая ловушка. Компания решает, что самовывоз выводит её из-под требования, не подключается — и в день отгрузки выясняется, что подтвердить погрузку некому.
«У нас свой транспорт»
Здесь всё зависит от того, что именно вы везёте и кому.
Перевозка между своими складами, точками и подразделениями на собственном транспорте под требование не подпадает: договор перевозки с самим собой заключить нельзя. Минтранс подтвердил это разъяснением от 14 августа 2026 года. Путевой лист при этом может понадобиться, но его пока разрешено вести на бумаге — исключение составляют перевозки алкоголя.
А вот со своей доставкой покупателям сложнее. Если доставка входит в договор поставки и вы везёте товар, который до момента передачи остаётся вашим, отдельной перевозки нет — хватит накладной на товар. Но в том же разъяснении Минтранс отдельно указывает на момент перехода права собственности: если по договору товар стал собственностью покупателя до отгрузки, вы везёте уже чужой груз, и правила меняются. Всё решает одна формулировка в договоре, и проверить её стоит заранее.
Когда накладную можно оформить на бумаге
Помимо случаев, где договора перевозки нет вовсе, действует закрытый перечень бумажных исключений — восемь пунктов приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262. Он зарегистрирован в Минюсте 2 июня 2026 года и действует с 1 сентября 2026 по 1 сентября 2032 года.
В перечень входят перевозки для нужд Минобороны, участие иностранных лиц без аккредитации, каботажные перевозки иностранных перевозчиков из ЕАЭС, доставка товаров физлицам для личных нужд, технические сбои систем, отсутствие доступа в интернет в населённых пунктах по маршруту, перевозки между объектами одного лица и транспортировка драгоценных металлов и камней.
Из них розницы и общепита реально касаются четыре: доставка физлицам, отсутствие интернета, технический сбой и перевозки между собственными объектами.
Что со штрафами
Здесь важно не поддаваться на пугалки. Отдельного состава КоАП именно за неоформление ЭТрН на сегодня нет — такая норма существует в статусе законопроекта. Применяются действующие статьи: ст. 12.3 КоАП РФ к водителю за отсутствие документов на груз (предупреждение или 500 рублей) и ст. 11.14.3 КоАП РФ к экспедиторам, работающим вне реестра.
Кроме того, с 1 сентября 2026 по 1 марта 2027 года действует переходный период: при проверке на дороге инспектор ограничивается устным предупреждением, если у водителя бумажная накладная вместо электронной.
Соблазн прочитать это как отсрочку понятен, но он ошибочен по трём причинам:
- Обязанность возникла 1 сентября, а не 1 марта. Мораторий касается только санкций на дороге.
- Контрагент вправе требовать электронный документ уже сейчас. Крупные заказчики начинают это делать, и отказ принять груз обходится дороже любого штрафа: срывается поставка, сдвигается оплата.
- Налоговые последствия остаются. Перевозка, не подтверждённая надлежащим документом, — это риск по расходам и вычетам, и мораторий на административные штрафы его не снимает.
Что оформляется электронно, кроме накладной
С 1 сентября 2026 года в электронный вид переходит не только транспортная накладная, но и заказ-заявка на перевозку, а также экспедиторские документы. Электронный путевой лист при этом обязательным не стал — его пока можно вести на бумаге, кроме перевозок алкогольной продукции.
Как подключиться: пять шагов
- Определите свою роль в каждом потоке товара. От неё зависит, какие титулы вы подписываете и сколько подписей понадобится.
- Выпустите УКЭП руководителя в аккредитованном удостоверяющем центре. К ней нужны защищённый носитель и лицензия криптопровайдера.
- Оформите машиночитаемые доверенности на сотрудников, которые отгружают и принимают товар. Директор не может стоять на приёмке каждой машины.
- Выберите оператора из реестра Минтранса — обязательно подключённого к ГИС ЭПД — и подберите тариф по числу перевозок.
- Настройте обмен и проверьте на реальной отгрузке. Стыковка с 1С или СБИС, приложение водителю, тестовый рейс с контрагентом, обучение персонала.
Полный цикл занимает время: выпуск подписи, доверенности, тестовая отгрузка — это недели, а не часы. Проходить этот путь лучше тогда, когда он ещё не блокирует поставку.
Сколько стоит
Расходов две статьи, и их важно не путать.
Тариф оператора — пакет документов на год. Например, у сервиса «Платформа ЭПД» (ООО «Эвотор ОФД») пакет на 100 документов стоит 1 000 рублей, то есть 10 рублей за документ; на 1 000 документов — 5 000 рублей; на 100 000 — 250 000 рублей, что даёт 2,5 рубля за документ. Считать нужно по числу перевозок, а не поставок: одна перевозка — одна накладная. Небольшому магазину обычно хватает минимального пакета, а тариф докупается в любой момент, поэтому брать с запасом смысла нет.
Работы по подключению — выпуск подписей и доверенностей, настройка обмена с учётной системой, тестовая отгрузка, обучение. Здесь сумма зависит от состава: сколько юрлиц, сколько подписей, есть ли интеграция с 1С, сколько водителей заводить в приложение. У грузополучателя и у оптовика с ежедневными отгрузками объём работ отличается в разы.
Если контрагент ещё не подключился
Подстраиваться под оператора каждого поставщика не нужно: ГИС ЭПД одна на всех, а операторы обмениваются документами между собой через роуминг. У большинства крупных сервисов он работает автоматически.
Если контрагент не подключён вообще, до 1 марта 2027 года можно работать по бумаге — штрафа на дороге не будет. Но это временная мера, а не решение: обязанность уже действует, и чем ближе март, тем меньше пространства для манёвра.
Коротко
- ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года по ФЗ-140. Дату не переносили.
- Требование задевает не только перевозчиков: грузополучатель подписывает титул 3, без него перевозка не закрывается.
- Проверять нужно каждый поток товара отдельно — единого ответа на компанию нет.
- Отдельного штрафа за неоформление ЭТрН пока нет, до 1 марта 2027 действует мораторий на санкции. Реальный риск — сорванная поставка, а не протокол.
- Подключение возможно только через оператора из реестра Минтранса, подключённого к ГИС ЭПД.
Разобраться, попадаете ли вы под требование, можно за минуту — на странице подключения ЭТрН есть самопроверка по потокам товара. Если окажется, что ЭТрН вам нужна, поможем с подписями, доверенностями, выбором оператора и настройкой обмена с вашей учётной системой.